Wanneer stap je over van Excel naar een database?

Tijdsverlies met copy/paste

In mijn dagelijkse contacten met KMO’s kom ik deze vraag veelvuldig tegen. Excel of aanverwante programma’s zijn nog steeds de basis om bepaalde informatie te gaan structureren. Nu er ook Google Cloud Sheets zijn is de drempel om het delen met anderen veel lager geworden.

Maar wat is het probleem? Je brengt data in en je kan berekeningen uitvoeren en verschillende tabbladen aanmaken. De stap om in je data te zoeken en dit voor te stellen in een duidelijke lay-out is er eentje té ver in een spreadsheet. En zo vinden we een eerste reden om over te stappen naar een databank.

Een tweede reden is dat je het copy/paste beu bent geworden. Je haalt je gegevens vanuit andere toepassingen en brengt ze over in de spreadsheet. De fouten stapelen zich op en de tijd om dit te doen neemt sterk toe. Neem bv. een overzicht van je facturen en kredietnota’s om de juiste volgnummers te hebben. Eén van mijn klanten steekt daar 4 uur per week tijd in. En dan zeg ik hem: er zijn andere oplossingen.

De evidente keuze voor Filemaker

Filemaker is de evidente keuze omdat zowel de beginner als de gevorderde er zijn gading in kan vinden. Als beginner kan je een spreadsheet inlezen en er in 1-2-3 een databank van maken. Je kan zoeken, sorteren en lay-outs maken. De gevorderde gebruiker zal koppelingen maken, extra spreadsheets inlezen, automatiseringen maken (=scripts) en knoppen plaatsen.

Ideaal is om een Filemaker bestand op te zetten met een free-lance ontwikkelaar zodat je mee kan groeien en je de basis elementen kan leren begrijpen.

Deel deze post