Er zijn boeken volgeschreven over kostenbesparingen maar bij kleinere ondernemingen lijkt het alsof een besparing van een uur op weekbasis niet voldoende is om de inspanning te doen. En toch… 1 uur per week is 52 uur per jaar. Je hoort dan dikwijls zeggen: “we moeten die persoon toch betalen, dus het maakt geen verschil”. Wel, als een bedrijf groeit en stilaan tegen een groeidrempel aankomt, dan zal je merken dat elk uur telt.

Waarom wachten tot aan de groeidrempel?

Een groeidrempel kan het aanwerven zijn van een personeelslid, of het investeren in een nieuwe machine. Het hoogste rendement haalt een bedrijf als het een tijdje op die groeidrempel kan blijven zonder zijn reputatie of imago schade te berokkenen. En natuurlijk zonder het personeel in het straatje te sturen van bijna-burn-out.

Een bedrijfsleider voelt die dingen aankomen. Daarom kan je best investeren in een webapp als het bijna zo ver is. Als je die aanwerving of investering kan uitstellen voor enkele maanden of zelfs jaren. Stel dat je dagelijks 30 minuten werk hebt aan het opmaken van een juiste dagstaat (verkoop in een winkel) en je kan die reduceren tot 10 minuten, dan is je weekwinst 100 minuten (voor een 5 dagen openingsweek)

De aanmaak van een webapp kost je bv. 1000 euro. Dan is die investering betaald op ongeveer 14 weken.


Access en Filemaker waren tot 2008 de kleine broertjes van de SAP’s van deze wereld. Maar KMO en kleine organisaties kunnen die grote database strukturen niet betalen. Bovendien zou het niet renderend zijn om enkele 100.000 de euro’s er tegenaan te gooien.

Ik heb zelf lang getwijfeld om de toepassingen van mijn klanten in de cloud te zetten. Maar toen was er één klant die zei: “Ik ga meerdere malen per jaar op verlof en dan wil ik alles kunnen opvolgen wat mijn personeel doet. Bovendien wil ik de daginkomsten bekijken en ze doorgeven aan de boekhouding na mijn controle.”

En de stap naar Filemaker Server was gezet.

Het was een logische stap

Ondertussen heb ik al mijn databases op de server gezet en kan ik alle kleine wensen van mijn klanten direct opvolgen. Ik koos voor een eigen server bij Green Mini, omdat zij een Mac Mini aanboden met daarop geïnstalleerd de Filemaker Server. Daardoor was het moeilijkste achter de rug. Aangezien ons team op Apple werkt was dit de meest logische keuze.

De grote test was een webapp voor de scouts die 800 mensen moesten laten inschrijven voor een groot event. Inschrijven kon individueel en in groep. Betalen kon met Bancontact. (via een koppeling met Mollie) Op vier weken was iedereen ingeschreven en bleef de webapp staan om administratieve redenen zodat het organisatieteam alle lijsten konden trekken die ze nodig hadden.


Tijdsverlies met copy/paste

In mijn dagelijkse contacten met KMO’s kom ik deze vraag veelvuldig tegen. Excel of aanverwante programma’s zijn nog steeds de basis om bepaalde informatie te gaan structureren. Nu er ook Google Cloud Sheets zijn is de drempel om het delen met anderen veel lager geworden.

Maar wat is het probleem? Je brengt data in en je kan berekeningen uitvoeren en verschillende tabbladen aanmaken. De stap om in je data te zoeken en dit voor te stellen in een duidelijke lay-out is er eentje té ver in een spreadsheet. En zo vinden we een eerste reden om over te stappen naar een databank.

Een tweede reden is dat je het copy/paste beu bent geworden. Je haalt je gegevens vanuit andere toepassingen en brengt ze over in de spreadsheet. De fouten stapelen zich op en de tijd om dit te doen neemt sterk toe. Neem bv. een overzicht van je facturen en kredietnota’s om de juiste volgnummers te hebben. Eén van mijn klanten steekt daar 4 uur per week tijd in. En dan zeg ik hem: er zijn andere oplossingen.

De evidente keuze voor Filemaker

Filemaker is de evidente keuze omdat zowel de beginner als de gevorderde er zijn gading in kan vinden. Als beginner kan je een spreadsheet inlezen en er in 1-2-3 een databank van maken. Je kan zoeken, sorteren en lay-outs maken. De gevorderde gebruiker zal koppelingen maken, extra spreadsheets inlezen, automatiseringen maken (=scripts) en knoppen plaatsen.

Ideaal is om een Filemaker bestand op te zetten met een free-lance ontwikkelaar zodat je mee kan groeien en je de basis elementen kan leren begrijpen.